Les 4 piliers de la gestion d’emploi du temps


Avez-vous l’impression que TOUT est toujours à faire?


En tant qu'entrepreneur(e), on est très vite débordé(e). Tout est toujours à voir, à revoir, à évaluer, à relancer, à analyser, à décider…


Comment peut-on prendre le dessus et surtout, le conserver?


Je vous révèle 4 piliers sur lesquels tout entrepreneur devrait se reposer pour enfin voir clair dans tout ce qu'il y a à faire.



Premier pilier : avoir un horaire


Nooooon! Pas un horaire!?

Vous allez me dire : «Je suis parti(e) à mon compte pour être libre de faire ce que je veux de mon temps. »

Oui, mais….

Si vous voulez garder le contrôle sur tout ce que vous avez à faire dans une semaine, si vous voulez ne pas en échapper, ne pas vous éparpiller, ça vous prend une structure de gestion de votre temps.


Attention.

On ne parle pas d’un horaire strict et rigide, moi je parle d'un horaire type.


Ce n'est pas un horaire qu'on va suivre forcément tous les jours et qu'on va répéter chaque semaine. Un horaire type est un guide sur une semaine. C'est un idéal vers quoi tendre pour ne pas en échapper et couvrir tout ce que vous avez à faire.


Pour construire votre horaire type il faut d’abord que vous bloquiez partout dans votre agenda où vous êtes requis ailleurs que dans votre entreprise dans une semaine (le temps pour vous, votre famille, pour les routines des enfants, pour vos loisirs…).


De faire ça, va vous permettre de dégager le reste du temps disponible et c'est avec ce ‘’reste’’ que vous allez bâtir votre horaire type pour entrepreneur(e) et non l’inverse.


Ensuite, vous diviser ce temps disponible en en thèmes.


Les 3 thèmes les plus communs sont administration, développement d'entreprise, clients.

Selon votre domaine d’activités, vous pouvez ajouter le thème production, confection, formation…


À cet horaire type, il est important d'ajouter des périodes tampons pour gérer les imprévus. Gardez à l'esprit, que cet horaire est un horaire idéal mais qu'il ne faut pas obligatoirement le suivre à la lettre. Je vous rappelle : c'est un guide.


Plus d’info sur l’horaire type : c’est ICI




Deuxième pilier : la perspective


Êtes-vous plus fort en tâches patron, gestionnaire ou employé?


Là je parle de vous observer par rapport aux paliers de gestion (stratégique, intermédiaire et opérationnel). Il faut reconnaître dans votre emploi du temps où mettez-vous le plus d'énergie et où est-ce que vous devriez mettre plus d'énergie.


Quelle est votre force? Quel est le pôle que vous devez développer?


Pour plus de détails sur la perspective des 3 paliers de gestion, je vous invite à lire l'article de blog sur « Portez-vous vos 3 chapeaux? ».



Troisième pilier : les bons outils, les bonnes méthodes


Pour gérer sont temps il faut d’avoir l’utiliser efficacement! Voici quelques outils qui peuvent vous faciliter la vie en tant qu’entrepreneurs


Pour le palier stratégique, j'utilise Trello. On y retrouve ma mission, ma vision, mes valeurs, mes objectifs à long terme.


D'autres applications existent comme MindMeister (pour visualiser des processus) par exemple.


Pour le palier intermédiaire, Excel est un bon outil pour suivre l’évolution des objectifs, Trello aussi pour la gestion de projets en équipe. Il existe aussi d'autres applications comme Monday, Slack, Hootsuite (planification des publications) pour ne citer qu’eux.


Pour le palier opérationnel, mon préféré est Google Agenda. Et j’aime bien utiliser Keep et Voxer (messagerie vocale).


Au niveau des méthodes,

la meilleure est

d'en faire moins pour faire mieux.


Retenez que choisir, ce n'est pas renoncer. Vous allez tout simplement prioriser et mettre dans le temps ce que vous avez à faire. C'est beaucoup plus efficace que de vouloir tout faire en même temps.


Encore une fois à ce sujet, je vous renvoie à l'article nommé ci-dessus. Portez-vous vos trois chapeaux



Quatrième pilier : la délégation


Peut-être que pour le moment vous vous dites que financièrement, vous ne pouvez pas vous permettre de déléguer.


Mais justement, la délégation est un moyen de se dire :


« J’investis dans le potentiel

de quelqu'un qui va me décharger

d'une partie de mes tâches, de mes responsabilités,

pour me permettre de développer davantage mon entreprise. »


Comment savoir si c’est une bonne stratégie pour vous maintenant?

En faisant des fichiers prévisionnels.


Vous pourrez voir à quel moment ce sera rentable d'embaucher quelqu'un pour vous aider ou de faire appel à un sous-traitant.


La première étape pour savoir ce que vous allez déléguer est de repérer ce que vous faites à chaque semaine de façon récurrente, souvent ce seront des tâches administratives, qui ne nécessitent pas votre expertise.


Regardez combien de temps ça représente par semaine et demandez-vous que pourriez-vous faire pendant ce temps-là si vous déléguiez ces tâches. Ce temps pourrait vous servir dans votre développement d'entreprise, de bonifier votre offre, de développer un nouveau produit ou service, de créer une formation


Outre l'embauche d'un(e) employé(e) ou de faire affaire avec une adjointe virtuelle, l'automatisation peut aussi vous sauvez du temps.


Il existe des logiciels pour la gestion des prises de rendez-vous (Calendly, Gorendezvous, Acuity), pour votre comptabilité et votre facturation (QuickBooks), pour la programmation de vos réseaux sociaux (Hootsuite, Planoly). Le choix ne manque pas et il faut prendre le temps de les essayer pour voir ce qui fonctionne pour vous. Une fois ce choix fait, vous sauverez du précieux temps!



PAR QUOI COMMENCER?


Demandez-vous ce que vous besoin d'améliorer ou de maîtriser dans votre gestion du temps par rapport à votre entreprise. Puis essayer quelque chose de nouveau! L’horaire type est une valeur sure 😉



Vous prêt(e) à retrousser vos manches et à investir du temps dans chacun de vos piliers?


Besoin d'aide pour la gestion d’emploi du temps pour votre entreprise? Je vous invite à réserver un appel découverte de 30 minutes gratuit avec moi afin de parler de vos enjeux et de trouver ensemble des solutions.

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