En visite chez une cliente, j’ai remarqué l’incroyable environnement qu’elle s’est créé pour arriver à être efficace dans son travail.
Elle travaille à son compte sur la route, mais doit passer plusieurs heures par semaine à son bureau à la maison pour planifier, organiser, facturer, programmer, écrire, faire des suivis etc.
Son environnement est bien éclairé, chaleureux, épuré (pas trop quand même ;) ) Puis il y une magnifique photo inspirante accroché à droite de son écran puis des mots et phrases de motivation à gauche. Plus loin, un tableau de ses objectifs annuels, ces mots phares de l’année en cours. Bref, tout à sa portée pour trouver le focus rapidement!
On va se le dire, faire de l’administration pour un entrepreneur ce n’est souvent pas la tâche favorite. Aussi bien se créer un environnement propice!
Voici quelques suggestions pour rendre votre environnement de travail plus efficace ainsi que quelques idées/suggestions concernant vos méthodes.
Pour ne pas perdre son temps
-Ayez sous les yeux un tableau de bord de vos engagements, projets ou fichiers de suivis de vos démarches pour ne pas chercher ce qu’il y a à faire. Il est primordial d’avoir un plan d’action car votre temps est précieux et vous ne voulez pas le perdre à chercher quoi faire ensuite!
-Fermer ou écarter votre cellulaire le temps d’une période de travail. Il est trop commun de se laisser distraire par une notification! Prenez des moments d’au moins 45 à 90 minutes sans accès aux réseaux sociaux.
-Pour éviter d’avoir une période de travail qui se dilue et part dans tous les sens, ayez un endroit où déposer toutes les distractions, opportunités, questionnements, bulles au cerveau et autres projets d’affaires. Sur papier ou de façon numérique, déposez rapidement toutes vos idées qui vous font déviez puis retournez à votre tâche. Bien entendu, il faut prévoir un moment pour réviser vos notes puis les insérer et classifier au bon endroit.
-Avoir conscience du temps qui passe où savoir combien de temps vous passer par taches est primordiale si vous voulez planifier ce que vous aurez le temps de faire dans une journée. Si vous n’avez pas ce 6e sens, faites l’exercice de prendre note début/fin en temps réelle que vous prenez à faire, par exemple, la facturation. Ainsi vous saurez exactement combien de temps vous réserver à cet effet par la suite.
Pour maintenir votre motivation
-Écrivez votre ‘’pourquoi’’. Ayez cette phrase inspirante accroché derrière votre écran ou sur le mur à côté de votre poste. Une citation qui vous touche ou votre raison première d’être partie en affaire. Au moindre découragement, vous n’aurez qu’à lever les yeux! Et vous ressentirez l’importance de retourner à votre tâche.
-Connaitre son heure de pointe cérébrale. On a tous une petite idée de l’heure à laquelle on est à notre plein potentiel. Repenser votre agenda différemment et placer vos tâches les plus complexe à vos heures optimales! A quoi bon travailler contre nature?
-Reconnaissez le travail effectué, félicitez-vous, soyez fier de ce que vous arrivez à accomplir dans votre journée et arrêter de penser à ce que vous n’avez pas eu le temps de faire. Un esprit positif sera beaucoup plus proactif et donc, plus efficace!
-Apprendre de votre planification. Est-ce que vous en mettez trop dans votre ‘’to-do list’’? Arrivez-vous à tout faire ou vous passer votre temps à traîner les taches inscrites dans votre agenda d’une journée à l’autre tout le long de la semaine? Si vous passer votre temps à recopier et remettre vos tâches à plus tard, c’est une perte de temps! Pour ne pas se décourager il faut fractionner les tâches et s’en demander moins que trop!
Pour garder le focus
-Un espace épuré facilitera votre concentration. Sans être des « Marie Kondo de l’espace de travail », laissez-vous un espace libre dans votre triangle clavier - écran - souris. Faites-vous une bulle, vous pourrez alors porter un maximum d’attention à ce qui se passe sur l’écran!
-Alternez entre des périodes de silence et de musique. Puisque la plupart d’entre-nous avons une meilleure concentration le matin, et tendance à perdre le focus en pm, je vous suggère de volontairement créer un espace de silence le matin puis dynamiser avec la musique en pm.
-Accrochez une image sur un des murs de votre espace bureau. Représentant une vue à haut niveau, d’un endroit vaste et calme (forêt, désert, montagne, océan, champs, ciel…) celle-ci vous aidera à retrouver votre focus lors de moments de frustration, de tensions ou de stress. Un seul regard vers cette image zen peut vous aider à faire descendre la pression et vous recentrer sur ce que vous avez à faire.
Le dernier conseil et non le moindre : prenez des pauses !
Ce n’est pas pour rien que les normes du travail exigent 15 minutes de pause pour 3 heures consécutives de travail. Pour les travailleurs autonomes qui sont constamment à l’ordinateur je vous invite à découvrir l’application Pomodoro. C’est une minuterie qui vous aide à allouer de courtes pauses de 2 minutes au 30 minutes par exemple puis après 4 répétitions, une plus longue pause de 30 min. C’est un exemple, vous pouvez réglez les paramètres à ce qui vous convient.
Aussi, n’oubliez pas que de sortir de chez vous ou de votre commerce pour une marche de 5-10 minutes, peut vous redonner l’énergie pour poursuivre vos engagements beaucoup plus que de s’entêter à vouloir finir une tache lourde que l’on repousse sans cesse ou qui n’aboutit pas.
L’idée n’est pas de devenir les tout puissant de l’efficacité mais de trouver des méthodes de travail qui vous convienne, qui vous garde dans l’action et qui vous donne des résultats!
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